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监理资料如何写?

项目名称:监理资料如何写?
发布时间:11-23

作为工程建设项目中的重要参与方,工程监理单位受建设单位委托,根据法律法规、工程建设标准、勘察设计文件及合同,对建设工程质量、进度、造价进行控制,对合同、信息进行管理,对工程建设相关方的关系进行协调,并履行建设工程安全生产管理法定职责。在其管理、协调、履职尽责过程中,会形成一定数量的公文,其中部分公文将作为工程监理资料的一部分,形成建设工程监理档案资料。

监理公文的写作水平,可以直接体现监理工程师的技术水平、职业素养。水平较高的监理公文,格式正确、内容表述清晰、有理有据,能够对协调、管理的事项起到良好的推动作用。一个工程项目的整体监理公文的写作水平,更是项目监理机构履职尽责的能力和监理工作成效的充分展示。

但是在现实工作中,大多数项目的总监理工程师都会感觉到:既能在施工现场发现问题、提出问题,又能将其形成书面语言,发出书面指令的监理工程师相对较少;能够对外行文,写出内容完整、言简意赅、格式规范的公文的监理工程师更少。面对现实,笔者认为通过探讨监理公文的写作技巧,加强岗前培训和内部培训,促使现场监理工程师在此方面有所领悟、有所提高,是一条比较现实的途径。下面,笔者就长期的监理工作过程中总结摸索出的一些规律,在此抛砖引玉,欢迎大家交流探讨、批评指正。

1监理公文的主要类别
监理公文的主要类别包括监理规划、监理实施细则;月报、周报、会议纪要;监理通知、工作联系单;监理日记、监理日志、旁站记录;监理报告、监理工作总结、工程质量评估报告、汇报材料、PPT汇报材料;函。
其他如开工令、复工令、工程暂停令和工程款支付证书等在GB/T50319-2013《建设工程监理规范》中规定有专用表式,只要总监理工程师按要求认真填写即可,不需要监理工程师起草或参与编写,因此在本文中不一一详述。

2监理公文应遵守的基本写作规律
监理公文一般应采用议论文的文体,从内容的逻辑关系来分析,采用“总论—分论—总论”式论述结构,或者说“提出问题—分析问题—结论”这样的三段论比较适宜。当然,监理规划、监理实施细则有比较成熟的格式,监理日记、监理日志也有具体的要求,不必拘泥于议论文的结构形式。

监理公文行文要求结构严谨、自然、清晰。正文一般分开篇、主体、结尾三部分,开篇要明意,简述发文依据和理由或者目的、结论;主体表述主要内容,把情况、问题、要求阐述清楚,内容较多的,可分段写,或用序数表明项目,要讲条理,注重逻辑关系,同类事情归集在一起;结尾或请求批复,或要求执行,或提出希望,首尾呼应,结束全文。如有必要,还可附件、附表、附照片。

监理公文必须使用规范的书面语言,特别是要使用专业术语,例如“电缆敷设”、“模板拆除”、“见证取样”等。不得使用口语、方言或俗语,例如:有些监理工程师图省事常常将“浇筑混凝土”或“浇灌混凝土”写作“打灰”,是不符合书面语言的要求的。

监理公文在遣词造句方面必须字斟句酌,例如“宜”、“应”、“需”、“必须”等词语就必须仔细区分其用法。监理公文必须做到字、词、句准确通顺,主语、谓语、宾语完整,单句、复句分清,段落、层次分明,标点符号使用无误。特别要注意不出现错别字,例如:“为”经常被写作“未”,“部”经常被写作“不”,导致语意改变,这种现象主要是写作人员用拼音打字后未认真检查出现的错误。有些人对“既”和“即”的意义分辨不清,需要加强学习,提高对语言文字的驾驭能力。

监理公文的语言风格应是高度概括,简洁凝炼、严肃认真、不说废话。公文写作不同于文学创作,只要能将问题或观点说明即可,不必长篇大论或引发联想、感慨。要注重事实、注重数据、注重依据,分析要客观、符合实际情况,就事论事,一般不使用形容词,不添加感情色彩,特别要注意不得进行人身攻击。例如有的监理日志中有这样的语句“监理人员指出后,某某不但不听,反而继续违章作业,真是让人气愤!”这样的写法颇为不妥。

监理公文写作完成后应认真检查:文体是否得当;内容是否切题并符合法律、法规、规范的要求;材料是否具体、真实;行文是否合乎语法和逻辑;文字和标点符号、序号是否规范;标题、主抄送单位、附件等是否存在问题;对于不同的级别关系、行文方向,语气是否恰当;发文编号是否编排合理;排版是否美观大方;是否按规范使用印章。一般情况下,总监都应对项目监理机构的对外发文进行检查把关。

监理公文最低的目的是要做到让阅览者明白作者表述的事件和观点,明白作者的意图,并且不产生歧义。监理公文一般有一定的时效性,特别是涉及到安全隐患的监理通知、工作联系单等有明显时间要求的公文,如果超过时限,就会耽误工作,甚至造成损失。因此,写作必须及时、审定和发文必须迅速,以保证公文尽快处理、尽快传递。

3各类监理公文的写作要点
3.1 监理规划、监理实施细则
GB/T50319-2013《建设工程监理规范》中,对监理规划和监理实施细则的作用、编制程序和原则、编制依据、主要内容都有详细的规定,各家监理单位也都有成熟的范本。在编制过程中注意不要生搬硬套,要针对工程特点、难点进行取舍,所依据的国家规范、地方标准必须是本工程所适用的最新版。在监理工作实施过程中,如实际情况或条件发生较大变化,需要及时调整、修改、补充,否则就起不到对监理工作的正确指导作用。

3.2 月报、周报、会议纪要
监理月报是项目监理机构每月向建设单位提交的建设工程监理工作及建设工程实施情况分析总结报告。主要内容包括:本月工程实施情况;本月监理工作情况;本月施工中存在的问题及处理情况;下月监理工作重点。监理月报重在形象进度、施工质量、安全文明施工的情况综述和分析判断,还应辅以分析图表和现场照片、监理工程师工作照片等,给阅览者以直观的印象。写作时要注意不要漏项,每一项都要突出中心思想。

由于监理月报的形成周期较长,有的建设单位要求项目监理机构每周编写监理周报,其写作方法可参照监理月报。会议纪要特别应注意不要写成会议纪录,对每位发言者的观点要进行提炼总结,对同类问题或同一问题要归类汇总,使得全文条理清晰。会议纪要应有开篇和结尾,并附参会人员的签到表,以资佐证。

3.3 监理通知、工作联系单
监理通知是针对施工单位在施工过程中出现的安全事故隐患、不符合设计要求、不符合施工技术标准、不符合合同约定的情况、使用不合格的材料、构配件和设备等行为,提出纠正施工单位在工程安全、质量、进度、造价等方面的违规、违章行为的指令和要求。

工作联系单主要用来进行项目监理机构与工程建设相关方之间的日常书面工作联系,内容包括:告知、督促、建议等事项。

监理通知、工作联系单一般情况下都要注意时效性(某些告知、建议等事项的工作联系单无须特别注意时效性),监理工程师发现问题后,要根据具体情况,评估其轻重缓急,对于重大、紧急、可能会产生严重后果的事故苗头要及时果断下达口头指令,拍照取证,并在最短时间内发出书面指令。

GB/T50319-2013《建设工程监理规范》对监理通知、工作联系单规定了相应的表格形式,写作时应遵守。

书写“事由”时需要提炼文章内容的精华,用一句话将所要传达的事项表述清楚。每一份监理通知最好不要重名,便于监理资料的收集整理归档工作。

要坚持一文一事的原则,每份监理通知、工作联系单只写某个事项,既可突出重点,又能方便施工单位下发不同的部门进行整改和回复。

要写明具体的轴线、标高、部位和工序,例如:“D-E/15-16轴,二层顶板(标高9.85 m~10.15 m)混凝土浇筑”。

多引用现场量测、统计的具体数据,例如“现场量测5个点,钢筋保护层厚度分别为33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。

要写明依据的规范、条文或图号。

要限定整改时限和复查时间,否则施工单位一般都要拖延。

4监理日记、监理日志、旁站记录
GB/T50319-2013《建设工程监理规范》中对监理日志的定义是:项目监理机构每日对建设工程监理工作及建设工程实施情况所做的记录,并对记载的内容进行了详细规定。

个人记载的监理日记也可参照这些规定每日记录。旁站记录也有专用的表格形式。
目前,存在于监理日记、监理日志和旁站记录中的主要通病是记录不连续、字迹潦草、用语不规范、内容笼统、发现的问题没有整改闭合等,总监理工程师必须定期检查,及时指出存在的问题,指导监理工程师和监理员提高记录水平。

5监理报告、监理工作总结、工程质量评估报告、汇报材料、PPT汇报材料
GB/T50319-2013《建设工程监理规范》中规定了监理报告、监理工作总结、质量事故书面报告、工程质量评估报告的表式或主要内容,写作者应遵照监理公文的基本写作规律,全面、客观描述或分析,每一段落中心要明晰。起草完成后应反复修改或交叉修改,项目总监理工程师应亲自审批定稿。

有时,根据工作安排,建设主管部门、建设单位或监理单位要求项目监理机构进行工作汇报,总监理工程师就需组织撰写汇报材料或编制PPT汇报材料。PPT汇报材料应做到内容简洁明了、条理清晰、图文并茂,所用字体应适当放大,页面过渡应平缓,便于观看。

6函
函是不相隶属机关之间相互洽商工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文,是一种平行文种。监理工作中较为多见的是向周边施工、监理、建设等单位发函。

函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属机关之间的行文,都要注意语气平和有礼,至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。

7结语
监理公文的写作质量,是关乎项目监理机构正常运转的一个重要方面,总监理工程师必须对此高度重视,通过培训,通过对监理工程师起草的公文的讨论、审核,详加推敲,以理服人,才能产生对施工单位督促和管理的良性推动作用,才能让建设单位、上级主管单位对项目监理机构产生信赖,反之,则会产生负面影响,降低监理工程师的威信,对后续工作产生不良影响。
从宏观的角度看,本文探讨的写作技巧仅仅是“术”,监理工程师个人的职业素养、专业技能才是“道”,只有加强“道”的*,不断提高职业素养、专业技能,才能从根本上提高写作技能,才能源源不断地生产出高质量的监理公文,对监理工作产生良性推动作用。

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